Ge feedback på ett konstruktivt sätt!

Många jag träffar kan tycka att ”ge feedback” är knepigt. Du kanske känner dig orolig för att den andre ska höra det du säger som kritik, att de börjar argumentera, försvara sig eller bli stött av det du sagt? Eller så vet du inte riktigt vad du kan säga för att det du vill kan landa på ett sätt så att mottagaren förstår vad du bygger din feedback på.
Om du ser eller hör en person göra något som du inte gillar så finns det flera sätt att hantera det på.
Känner du dig irriterad, besviken, frustrerad eller ledsen så är det dags att se vad som pågår i dig först (självempati) innan du uttrycker dig. Risken är annars att du kommer från en plats där du tänker att den andre gjort fel, du kanske använder bedömningar om den andre eller är låst vid ett specifikt sätt att göra saker på. Att sortera vad du noterat och vad som är viktigt för dig först ökar chansen att du får mer klarhet omkring konstruktiva sätt att hantera situationen på. Att värna om relationen med den andre är också en viktig aspekt för att kunna ha en bra dialog och öka möjligheten till att reda ut eventuella missförstånd och komma fram till lösningar som fungerar i längden och för båda inblandade.

I Nonviolent Communication (NVC) kan vi ta hjälpen av dessa steg när vi lyssnar på oss själva:

Vad var det jag såg någon annan göra eller säga? OBSERVATION __________________________
Vad känner jag i kroppen när jag ser/hör detta? KÄNSLA _________________________________
Vilka behov har jag som inte är mötta? BEHOV_____________________________________________________
Vad vill jag be mig själv eller någon annan om för att möta mina behov? ÖNSKEMÅL_______________________
När vi sorterat mer i oss själva brukar det ske ett skifte, det vill säga vi kanske inte känner oss lika irriterade, besvikna eller ledsna. Vi har skapat en förståelse omkring vår egen reaktion, snarare än att ”tänka” att den andre är fel eller gjort fel.

I nästa steg kan vi börja fundera på vad det är vi ska uttrycka. Om vi säger att den andre personen inte gjort ett bra jobb eller är dålig är det risk att den andre går i försvar eller drar sig undan. Det kommer mest troligt leda till att relationen blir mer spänd och att arbetet inte påverkas till det bättre. Det blir också otydligt vad det är du faktiskt vill att personen gör annorlunda. Hen kanske upplever det som att du är otydlig eller är anklagande – och så är argumentationen ett faktum.

Så om du funderar på vad det var du störde dig på (OBSERVATION) och vad du vill i stället (BEHOV) är du en bit på väg till att uttrycka dig tydligare. Om du använder ett språk som är konkret så är det lättare att den andre också hänger med utan att ”känna” sig anklagad (anklagad är egentligen en så kallad ”känslotanke” och inte en känsla.
Vill du veta mer om ord för känslor, känslotankar och behov, gå in på Resurser.

Exempel:
”När jag ser att rapporten inte lämnats in och deadline gick ut för fem dagar sedan (OBSERVATION) så skulle jag vilja att du färdigställer och lämnar in den till mig senast om 3 dagar. Kan du göra det? (BEHOVSBASERAT ÖNSKEMÅL).”

Här kan vi med fördel ställa en fråga där den andre får berätta om personen kan säga ja till det vi vill. Vi har kanske inte hela bilden om varför personen är sen med att lämna in rapporten och att hens skäl kan ge oss mer förståelse. Uttrycker vi ett påstående ”Lämna in rapporten om fem dagar” utan att vänta på svar så får vi inte en öppen och relaterande dialog. Vi vet inte heller om personen kommer att kunna göra det vi ber om.
Har vi sorterat våra egna känslor och behov är det också lättare att bemöta den andre med värme. Värmen visar att du bryr dig om relationen, att du är intresserad av den andres perspektiv och att ha en delad verklighet och gemensamt skapande och genuint samarbete. Inte bara att du är irriterad och avreagerar dig på den andre eller att du bara tänker på hur du vill ha det.

Många har säkert erfarenheter av att fått feedback som uppfattats som kritik, kanske i skolan när vi växte upp eller i andra sammanhang av lärande, och därför är vi kanske inte helt positiva till att ge feedback. Konstruktiv feedback med värme kan vara något vi kan sätta värde på och se som en gåva, både till dig, den andre och en arbetsplats. I stället för att gå runt i tystnad och vara irriterad eller haspla ur sig något med irritation så kan vi uttrycka oss där vi har kontakt med oss själva, att vi tar ansvar för våra egna känslor och behov och att vi vill samarbeta för att utveckla både våra relationer och/eller en organisation. Vi lär oss också skilja mellan vad vi säger och vad den andre hör. Hör den andre kritik så har den andre inte hört vad du menade. Med de verktyg NVC erbjuder kan vi få syn på dessa processer i vår kommunikation och öka vår förmåga att skapa klarhet, tillit och samarbete. Att vi kommer från en plats där vår intention är att vilja väl är viktigt.

Vill du veta mer om hur du ger konstruktiv feedback så kommer jag och Marika Christiansson, certifierad tränare att hålla en kurs via zoom om ”Öka förmågan till samarbete i relationer i ditt liv, hemma och på arbetsplatsen”,
14, 21 och 28 maj 2024. Läs mer under Kalender